Mas o que são os fluxos de documentos? Trata-se do desenvolvimento completo de todo o ciclo de tramitação documental na empresa, abrangendo as etapas de elaboração, execução (com o devido acompanhamento) e encerramento de documentos, especialmente, os mais complexos, como contratos.
Como fazer um fluxo de documentos?
- Criação, edição e revisão na etapa de elaboração do documento;
- Incorporação de informações complementares ou adicionais;
- Checagem dos dados para finalização;
- Envio aos interessados ou envolvidos;
- Digitalização no caso de arquivos físicos;
Como funciona o fluxo de documentos e sua organização?
Como a gestão de fluxo de documentos funciona? A gestão de fluxo de documentos se refere a todos os processos e ferramentas utilizadas para facilitar o acesso e o armazenamento de informações. … Com esse planejamento inicial, assim que receber um documento, o funcionário já saberá qual é o destino dele rapidamente.
O que é uma política para o fluxo de documentos?
Envolve as atividades de avaliação, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados permanentemente.
Qual o ciclo correto do fluxo documental?
Nesse contexto, também emerge o conceito das três idades documentais ou ciclo vital dos documentos. A gestão documental se divide em três fases: produção; utilização; e destinação. digitalização e automação ao longo de todo o ciclo de vida dos documentos. armazenamento dos documentos.
Gestão Documental – Fluxo da Gestão Documental
Quais são os ciclos dos arquivos?
- Três idades do arquivo. …
- Corrente (1ª idade) …
- Intermediário (2ª idade) …
- Permanente (3ª idade) …
- Fases da gestão de documentos. …
- Tabela de temporalidade. …
- A destinação final dos documentos.
Qual o ciclo de vida dos documentos?
O ciclo de vida dos documentos é o elemento que forma o pano de fundo para as intervenções arquivísticas e divide os arquivos de acordo com as fases ativa, semiativa e inativa dos documentos denominando-os, respectivamente: corrente, intermediário e permanente ou de 1ª idade, 2ª idade e 3ª idade, respectivamente.
Quais as sub etapas do fluxo de documentos?
Os documentos passam pelas etapas de elaboração, revisão, aprovação, treinamento e distribuição, registrando o responsável por cada uma destas etapas.
Como melhorar o fluxo de documentos e informações em uma empresa?
- Separe os documentos de acordo com o uso. …
- Organize a guarda física dos documentos. …
- Considere a temporalidade. …
- Crie uma rotina de digitalização. …
- Faça Backups. …
- Tenha políticas claras de uso dos documentos.
Quais são os objetivos da gestão de documentos?
Objetivos da gestão de documentos
Organizar, de modo eficiente, a produção, administração, gerenciamento, manutenção e destinação dos documentos. Formalizar a eliminação de documentos que tenham cumprido seu prazo de arquivamento.
Como organizar o fluxo de documentos do seu negócio?
- 1- Organização dos arquivos. Organizar arquivos e documentos é o primeiro passo para qualquer ação de ganho de desempenho operacional. …
- 2- Mapeie e defina os processos relacionados à documentação. …
- 3- Use a tecnologia.
Como fazer a organização de documentos?
- Crie uma estrutura de organização. …
- Cuide bem dos documentos físicos. …
- Conheça a temporalidade dos documentos. …
- Atenção à digitalização de arquivos. …
- Não deixe de capacitar sua equipe para organizar e utilizar os documentos. …
- Estabeleça regras de acesso.
O que é a organização de documentos?
A Organização de Documentos ou Arquivos é um serviço que visa acondicionar e catalogar seu acervo documental através de um conjunto de instrumentos que promovem o eficiente gerenciamento destes documentos e arquivos como: tipificação dos arquivos e documentos, catalogação, tabela de temporalidade, organização em ordem …
Como realizar uma boa gestão de documentos?
- 1- Reserve um local para a guarda de documentos físicos. …
- 2- Tenha uma rotina de digitalização. …
- 3- Considere a temporalidade. …
- 4- Construa uma política de uso dos documentos. …
- 5- Realize backups com regularidade. …
- 6- Utilize a tecnologia a seu favor.
Como é feita a triagem de documentos?
A atividade de triagem documental consiste em analisar documento por documento verificando se os mesmos estão arquivados em local correto, eliminando documentos sem valor e preservando aqueles que o tenham. Em caso de dúvida, o responsável pela documentação deverá ser consultado.
Qual é o procedimento para a realização de um fluxograma?
- Defina as responsabilidades. Use as raias para agrupar as tarefas que abrangem o processo e definir os responsáveis por cada uma delas. …
- Adicione um iniciador. …
- Acrescente as tarefas e os desvios. …
- Marque o fim do processo.
Como melhorar o fluxo de documentos é o fluxo de informações nas empresas através dos processos organizacionais e do controle documental?
Para controlar o fluxo de informações de maneira eficaz, é necessário que os documentos sejam gerenciados sem complicações. Exatamente por isso é que o software de gestão de documentos deve possibilitar a criação de uma gestão independente para cada tipo de documento.
Como podemos mediar o fluxo de informações documentos dados em uma empresa entre funcionários de setores diferentes?
Utilize as ferramentas tecnológicas adequadas. A escolha dos sistemas por onde as informações vão circular também é crucial para o sucesso do fluxo. Com um bom sistema integrado de gestão empresarial (ERP) é possível criar sequências lógicas de transmissão de dados entre setores, filiais etc.
Que ferramentas podemos utilizar para controlar o fluxo de documentos corporativos?
- Assinaturas eletrônicas. A assinatura eletrônica é uma forma de eliminar o tempo e o custo de impressão de papéis e do deslocamento do colaborador. …
- Dropbox. …
- NIX. …
- Google Agenda. …
- Backups. …
- HDs externos.
Quais são as 3 fases básicas da vida útil de um documento?
As fases de produção, manutenção e uso e destinação final).
Quais são os 04 instrumentos da gestão de documentos?
- Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade. …
- Editais e listagens de descarte de documentos. …
- Manual de tratamento de informações com restrição de acesso. …
- Manual de redação.
Quais são os 3 tipos de arquivo?
- Os arquivos podem ser divididos em:
- Ativo ou temporário – São os que contêm documentos em uso constante;
- Inativo ou intermediário – São os que contêm documentos de menor frequência de uso. …
- Morto ou permanente – São os que contêm os documentos de frequência praticamente nula.
Qual o ciclo vital dos documentos ou teoria das três idades?
A Teoria das Três Idades corresponde às fases de um documento, compreendidas desde a sua produção até o destino final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente. Saiba tudo sobre essa teoria.
Quais são os três estágios da evolução do arquivo?
Teoria das Três idades: Segundo esta teoria os arquivos (conjunto de documentos) passam por três estágios distintos de arquivamento, de acordo com o uso que se faz dos documentos: corrente, intermediário e permanente.
Quais as idades de um arquivo?
1- Arquivo corrente ou primeira idade; 2- Arquivo intermediário ou segunda idade; 3- Arquivo permanente ou terceira idade.
